背景介紹

提起軟件,大家可能會想到財務軟件,也可能會想到ERP,其實還有一款管事的軟件,從傳統的紙質辦公,發展到電腦辦公,現在隨著互聯網的發展,4G技術的成熟,戴普聯創軟件通過互聯網移動辦公的系統已經廣泛應用于國內大中型企業,為企業的管理升級助力,戴普聯創軟件就是這么一款軟件,他正廣泛于國內大中型企業,為客戶提供協同管理解決方案,解決企業內部溝通,資料共享管理,流程管理等核心業務功能,俗話說“千軍易得,一將難求”,戴普聯創軟件就是這么一款讓你放心的管事系統,他讓企業家的企業管理更加規范,辦公效率更加高效,他讓企業家更放心,更有時間地思考未來,讓企業更具有前瞻性。

 

?需求概述

隨著公司的發展,辦公人員增加、業務的復雜性等迫切需要一個技術先進、功能強大的協同辦公平臺。即:

(1)建立公司系統門戶,系統可以根據公司要求來自建桌面模塊及視頻,比如 公告欄,公司新聞,行業資訊,優秀員工 規章制度,崗位知識,法律法規,表單庫,知識庫等由用戶自由設置,方便管理可以讓全體員工隨時查閱,下載相關資料,節省了培訓時間,支持分類管理及附件上傳,支撐公司文化建設和貫徹公司的經營管理制度;

(2)建立靈活高效的統一溝通平臺,即時聊天功能,通迅列表與OA系統同步,支持對話窗口文件傳送,截圖,圖文傳送,同時可實現電腦桌面提醒功能,OA系統相關信息提醒,可實現桌面提醒,自由組建群組溝通;

(3)建立知識管理和共享平臺,使優秀員工的實戰經驗系統化,搭建企業文化,提高整個公司的專業素養和戰斗力;

(4)通過電子化辦公,形成一個文件表單流轉的平臺;建立文件表單處理過程中的流轉、監控、跟蹤、異常、授權、統計查詢等機制,解決多崗位、多部門之間的協同工作問題,通過實現文件表單的發起、辦理、簽發、催辦等業務流程的自動化,規范各項工作,提高協同工作的效率。

(5)通過系統建設,把工作計劃、工作動態、全程督查、績效考核有機的形成一個閉環的管理環節,實現層層促進、相互合作的工作體系,提高各部門和員工的工作效能。

(6)建立高效的、規范的、自動化的、持續優化的工作流程機制,規范公司內部管理,做到事事有制度,使管理層不受時間和地域的限制;

(7)建立領導工作平臺,管理層能快速獲得有效的決策支持信息,能夠隨時了解到各部門工作情況;

(8)建立員工人事工作,行政工作,流程工作,任務工作等規范辦理機制,加強員工效率意識,提高整個公司運作能力,提升企業核心競爭力;

(9)建立全方位工作提醒機制,清晰明了每日需要及未完成的工作;

(10)建立無紙化辦公平臺,無論領導和員工在何時、何地,只要能上網就可以查詢和分析與自己有關的待批待辦是工作審批流程,迅速提高辦事效率,節省辦公成本,讓流程更集中、透明、科學化,使企業高速快捷運轉;

建立移動辦公環境,戴普聯創OA支持IPONE、 IPAD、 安卓系統操作系統辦公,無論領導及員工何時、何地都可以通過手機進行流程工作發起、審核與公司通知公告的發布、接收。

提升溝通交流效率

實現部門間信息傳遞交流、計劃共享、任務分派、資源共享,提高辦公效率,保證快捷、準確地處理工作,使內部同級、上下級人員保持有效、快捷的工作交流與溝通,及時處理工作中任何問題,與部門成員和項目組成員方便的溝通和交流。

規范工作流程辦理

在工作流程中明確賦予各崗位的權限與職責,使得辦公流程清晰、各自責任明確,流程規范、落實到人、且可控可查;實現辦公流程的全面自動化,提高效率和降低手工出錯幾率,消除不必要的流程和環節,解決多崗位、多部門的協同工作問題,實現高效協作辦公。

提高企業工作效能

每位員工通過清晰的工作任務,有條不紊的進行工作;通過進度報告、反饋機制,向上級匯報工作,自我促進完成;及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決,系統將記錄每個工作的全程辦理狀態信息。

提升管理執行能力

對于公司高層管理人員可以總攬全局,可以掌握所有計劃進展情況,對所有工作任務實時監控、跟蹤工作進展情況。圍繞企業的目標和戰略,逐層分解為子目標,通過檢查、交流、匯報在執行過程中逐層反饋和控制,最終達成企業目標。

 

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根據系統設計,遵循“四位一體”理念,按照自定義和配置原則,適應持續發展愿景,即:

完善的計劃交流平臺

實現跨部門溝通交流,通過溝通交流平臺可以將個人、部門相關工作計劃及日常事務統一到工作平臺中,實現工作計劃有序環節,即每周一級領導及二級領導制定本周大方向計劃,然后二級領導推行下至相關部門,形成細化機制,實現公司領導和員工之間的協同工作。

完整的動態管理平臺

規范和完善企業的管理方法,落實企業各項管理要求。所有部門、員工可以按時、定時將計劃內的工作錄入到系統中,通過系統現出來工作項目、完成情況、完成時間,通過動態的匯總,讓上級部門及領導就自己關心的事項在系統上直接查詢與管理相關工作情況。

全程的督查管理平臺

系統通過協同實現跨部門協同工作,督查人員及各部門的督查對接人員,針對相關部門及員工的實際工作情況可隨時進行核查及監督工作,從而確定每個人每周每月每季度完成工作數量,實現數字化管理,提高個人及部門工作成績,可以輔助相關形式實現督查通報督導工作。

全面的績效掌控平臺

管理者實現全面管理及績效評測,以便對員工工作狀態、效果得到清晰把握;對企業數據信息做到多維度、全面掌控;對市場環境、競爭對手迅速響應;保證戰略的科學部署與執行。

 

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(1)實用性原則:滿足用戶現實需要,解決實際問題,做細核心功能,兼顧輔助功能,實現快捷、可靠地布署和使用,并節省投資。

(2)易用性原則:各項功能一目了然,滿足用戶的使用習慣,易使用、易維護、易升級,實現“傻瓜相機”式的操作,將實施、培訓成本和周期降到最低。

(3)先進性原則:采用先進的技術架構,結構化程度高,擴展性、升級性好,符合未來發展趨勢。

(4)穩定性原則:系統從底層數據庫到功能層經過嚴格測試,數據庫穩定,功能順暢,能在不同的硬件環境中長期平穩運行。

(5)安全性原則:系統能有效防止外部各種病毒的攻擊,內部數據具有多種備份方式,通過權限控制,具有嚴格、細致的訪問控制,保證內部數據安全。

系統要求采用業界主流的技術路線,B/S架構。遵循標準的 “表現層-邏輯層-數據層”三層次結構。

應用表現層

主要各崗位用戶個性化工作桌面,負責各種具體應用的邏輯處理,如辦公應用系統、督查督辦、行政管理等。

應用支撐層

包括統一用戶管理、門戶配置工具、工作流構件、數據交換構件等支撐公共應用的構件和工具。應用支撐層針對規范化各類應用,面向服務的架構設計,提高應用系統建設的效率,提高系統的健壯、開放的基礎架構,設計上層應用的展現邏輯、業務數據、數據邏輯,提供應用工具及豐富的各類應用通用及基礎服務組件,快速構建上層應用,幫助應用擺脫技術實現細節的糾纏,底層支撐技術透明化。

數據支撐層

存儲各種關系型、文檔型數據、實現數據交換。為上層提供數據支撐,數據支撐層主要以信息整合共享標準和辦公業務信息為基礎,通過收集和整理各類信息數據,完成信息資源和數據庫體系建設。

 

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系統支持服務分布式布署,采用B/S結構,支持總、分公司和移動辦公模式,采用軟、硬件相結合的安全解決方案,確保系統穩定運行。

 

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主要功能包括:個人設置,日程管理,通訊錄,即時通訊,內部通訊,工作日記,工作計劃,信息平臺,通知及公告,合同管理,網絡硬盤,會議管理,車輛管理,用品管理,人事管理,工作流程,工作報表,手機短信,手機版,薪酬管理,固定資產管理,系統管理;具體功能可根據用戶實際需求進行快速、靈活地增加或刪減。具體說明如表:

功能列表 說明
個人設置

 

 

用戶可通過個人設置,設置用戶基本資料和密碼管理,用戶基本資料的信息更新,可同時更新到內部通訊錄和手機短信功能接收表,密碼管理可更新的圖章管理密碼表
日程管理 按日、周、月日程顯示,上級可看下級日程安排,支持日程共享,周期性提醒,可按日時間段,周,月,年多次周期性提醒,支持待辦事務轉日程,通過日程提醒辦理人。
通訊錄 支持我的通訊錄,公共通訊錄,內部通訊錄,同時內部通訊錄支持職位功能描述說明,讓系統內員工清楚地知道每一人員的工作分工和職責,便于內部協同辦公。
即時通訊 支持客戶端即時聊天功能,通訊列與OA系統同步,支持對話窗口文件傳送,截圖,圖文傳送,同時可實現電腦桌面提醒功能,OA系統相關信息提醒,可實現桌面提醒。
內部通訊 支持內部郵箱多個用戶選擇,無需錄入用戶郵箱地址,卻可實現內部郵件群發功能,支持主送和抄送功能,內部郵件支持圖文信息顯示和附件OFFICE組件在線瀏覽功能。并且可通過已發送信息,查看內部接收人的郵件接收情況和顯示已查閱的郵件的用戶和時間。支持內部通訊管理,管理員可對每個用戶的郵件空間進行設置,對空間已滿的收件箱,系統會提醒用戶進行整理。
外部郵箱 支持多郵件地址帳號綁定,實現郵件收發和發送,實現外部郵件的資料管理和存檔。
工作日記 用戶可將非日程的要事務記錄到工作日記上,工作日記會記錄事務的狀態,未完成的事務會統計到待辦事務上,支持上級領導評閱日記,同時還可設置評閱日記范圍,做好部門之間的領導只能評閱本部門的日記,工作日記統計可統計出系統內員工每天是否有做日記,做為績效考核依據。
工作計劃 支持個人計劃,部門計劃,計劃匯報,計劃總結,可按周計劃,月計劃,年計劃,自定義計劃顯示,計劃人可自主選擇計劃匯報人和計劃分享人,部門計劃可綁定任務管理,實現計劃與任務關聯顯示。 上級領導可通過評閱計劃了解到計劃的相關進度,實現計劃有序跟蹤落實。
信息平臺 支持圖文、視頻、焦點圖欄目設置,欄目名稱可自定義,并不限制欄目的個數,信息管理可對信息發布的內容進行審核,并可設置信息欄目可瀏覽的人員,可管理的人員,做好信息分類和查看人分類。支持閱讀情況記錄,系統自動記錄信息的查看情況和時間
工作流程 流程辦理:包括流程發起,草稿箱,待辦流程,已辦流程,工作委托,流程閱看,流程發起可將常用流程添加到收藏夾里,工作委托可指定某一件流程給某個被委托人和設置委托時間。流程辦理操作包括同意,保留意見,添加附件,蓋章,拒絕,會簽,退回,委托,加入日程,流程步驟,流程事件,取消。已辦理的流程,支持打印,導出,分發功能,而且分發后,可以查看被分發者評閱流程的情況,包括意見和時間。

流程管理:支持查看,委托,督辦,糾正,中止,刪除等操作,最大限度滿足管理者對個性化操作。

委托管理:可按某條流程,某時間段,委托給某個人,并且實現委托數字統計。

分類設置:可按需添加相關的流程分類,如人事類,行政類,合同類,工程類,自由流程類等,可能分類下在的流程進行發起權限設置,查看權限設置,管理權限設置,沒有在某一分類下,沒有發起權限,查看權限,管理權限是看不到該分類下的流程存在,滿足企業單位的流程分類管理需要。

流程設計,支持固定流程,自由流程,自由順序流程的設置,表單模版支持HTML,WORD EXCEL形式顯示,可生9種不同形式的流程,支持并發流程,子流程,回流流程,以滿足客戶常用和特殊的流程需要,流程經辦人支持“人員,崗位,部門,部門-崗位,角色規則,人員選擇器等,可靈活有序地找到相應的經辦角色,流程設計支持附件權限設置,提醒通知對象設計,限辦時間設置,條件判斷,保密字段,可填,必填等設置,表單設計支持單行文體,多行文件,下拉控件,單選控件,復選控件 時間,部門選擇器,宏控件實現時單,人員,部門自動獲取信息,支持計算字段功能包括整數,小數計劃和下拉框整數和小數計算,支持明細表自動添加行,實現明細表內部計算和外部控件的計算關聯,是目前業界唯一可以把明細表功能與表單一體關聯的功能,很好的規避明細表內置表格的種種缺點,表單實現圖文印章和電子簽單控件整合,包括WORD,EXCEL自郵流程的蓋章管理,輕松實現公文和合同的蓋章需要。表單設置支持圖版LOGO導入,而且格式設置可以實現控件內文字的大小和顯示顏色,包括字體,為用戶設計美觀方的表單提供條件。

工作報表 可以對表單數據進行各種形式的統計匯總,生成各種報表,為領導者提供精準的決策數據支持

設置條件:報表設計可以對工作流的啟用流程進行獲取數據的設置,包括長期獲取,固定周期性生成報表如按月獲得數據和按某一時間段獲得報表,同時報表條件設計可以對表單控件的相關字段時間條件設置,包括大于,小于,包括,等于,小于等于,大于等于,開始為,結束為,不包含等條件設置生成報表數據源。

設置模版:可通過模版設置形式不同的報表模塊,支持自定義條件生成字段列,輕松實現行計劃,列統計,多條件賦值結果,同時可以對報表字段進行分組,設置報表查看人,可查看部門以及報表是否支持EXCEL導出,并可設置導出人權限,同時可對流程操作進行設置,包括瀏覽流程,在線瀏覽OFFICE附件和下載附件都可在模版報表上設置,對模版報表要顯示的字段可設置,對于流程的控件字段如要顯示在相應的報表模版,只需把相關的字段拖曳到左邊顯示欄即可,輕松多實現報表數據多角色管理。

工作任務 任務管理支持母任務與子任務關聯,可實現任務布置,任務審批,任務接收,任務匯報,任務督辦,任務總結,任務評閱的任務事件跟蹤,清楚知道任務的完成情況,如任務需要人辦理,可通過子任務實現任務之間上下級關系和任務之間的關聯,管理者可通過任務列表,任務監控,任務統計全面地了解到系統的任務完成情況。
固定資產管理 通過基礎資料定義、資產管理、借調列表、歷史記錄操作,利用資產號和折舊計算值跟蹤資產整個使用壽命中的活動,包括固定資產的新增、修改、刪除、借用、歸還、計算折舊率以及綜合查詢。
薪酬管理 通過基本設置、薪酬審批、薪酬錄入、社保設置、福利設置、套賬設置等實現不同崗位的人員工資發放,自動保存歷史記錄,人員工資更高效地結算,保密性等。
網絡硬盤 我的硬盤:可記錄用戶的個人資料。

公共硬盤:可通過管理員建立樹狀文件夾管理,管理者可對文件夾的權限進行設置,對文件夾里的WORD,ECEXEL、PPT可實現瀏覽,修改、上傳,刪除,下載的管理設置,支持用戶設置和部門批量設置,同時對于文檔信息的管理、可進行文檔日志記錄和版本號。支持我的硬盤的使用空間的大小設置。

公告及通知 通知公告支持圖文通知并可選擇通知范圍,支持通知標題顏色標紅醒目提醒和通知有效期顯示,并可查看公告被查閱情況,對過期的通知,系統會自動進行失效狀態。
會議管理 實現會議室信息管理,包括會議設置,會議室基本情況信息顯示,支持會議通知短信提醒,會議申請者可通過會議預約表了解會議室使用情況,會議參會者可通過我參與的會議,了解會議的詳情,會議紀要員可把會議的內容添加在會議紀要里面,通過審批通過后,分發給其他會議參與者,支持附件添加和word,excel,圖片附件在線瀏覽。
車輛管理 支持車輛信息管理,司機信息管理,車輛申請,車輛批,以及車輛預約情況查看,詳細記錄車輛使用記錄和車輛申請記錄,支持信息導出。
用品管理 實現用品信息管理,用品庫設置和用品信息入庫,報修,領用,借用,歸還,報廢等用品操作,支持通過工作流實現辦公用品批量領用,輕松實現辦公用品管理。
人事管理 人事檔案管理記錄用員其他資料,包括人事合同管理、獎罰管理、證書管理、學習經歷管理、社會關系,人事調動、離職,復職其他資料,支持按部門信息EXCEL導出。同時支持證書到期,人事合同,員工生日到期提醒。
手機短信 手機短信:支持系統內部短信發送需要,并且可通過輸入相關聯系人號碼,實現短信群發,使用手機短信組件,可擁有固定的手機號碼,可實現短信定時發送和回復功能,通過系統發送可實現短信信息發送與接收信息存在服務器,方便查閱和管理。

短信發送:每一個事務交接點可以編輯短信內容,指定一人以上短信接收人,并且可以通過系統定時發送短信,系統詳細記錄短信發送內容和短信回復內容。

短信回復:員工收到短信后,根據回復指定的代碼回復短信,短信自動對應發出的短信內容,提高用戶的執行力。

接用移動短信端口,可實現批量群發需求,可選擇內部員工的通訊錄,方便給系統內員工群發短信。

★手機版 OA辦公平臺支持在手機上進行移動辦公,包括內部郵件,通知公告,新建工作流程,工作流程處理,通訊錄,支持目前主流手機系統IOS,Android等操作系統,支持通過WEB,客戶端的形式訪問。
系統管理 組織管理 支持組織結構自定義命名添加,支持上下級組織結構樹狀布局。支持部門位置排序和上下級關系調整
職位管理 支持職位職責描述在通訊錄顯示,權限設置支持權限范圍設置,實現精確化權限管理
崗位管理 崗位管理名稱支持工作流辦理角色的判斷
用戶管理 用戶管理支持用戶權限自定義,用戶位置排序和基本資料的錄入
系統日志 詳細記錄系統用戶在系統的操作行為,讓系統管理可追塑,可管理
群組管理 可自定義設置系統用戶組別,方便日常系統群發和選擇群組用戶
簽章管理 可通過系統制章,實現系統圖文印章管理,實現印章密碼管理與用戶密碼一體化管理
系統核心設置 支持用系統名稱自定義,登陸圖片驗證自定義設置,實現系統右鍵復制頁面管理,支持用戶首頁布局鎖定管理
功能/菜單設置 支持系統功能顯示自定義設置,菜單名稱個性化命名設置,功能菜單排序自由設置。支持自定義添加菜單,新菜單可以鏈接常用網址或者其他信息化網絡系統
外部鏈接管理 實現自由添加網址外部連接,實現快速登陸訪問
界面設置 支持背景圖片上傳,LOGO更新上傳,移動手機界面LOGO,待辦個數設置,內導航條設置等功能
空間大小 支持我的硬盤空間設置,內部郵箱附件空間大小和內部郵箱大小的設置
系統維護 支持修復數據庫,優化數據庫,清除緩存,踢出所有用戶,踢出某個用戶
系統訪問機制 實現登陸和考勤控制,可設置用戶訪問列表包括了允許訪問的用戶及IP范圍,否則用戶將無法登陸
系統升級 系統一鍵升級功能,建立完善的BUG修復機制,實現功能升級包升級,BUG補丁升級快速反應后臺,無需管理員到官方下載提交升級包,實現一鍵修得,快速反應解決用戶在使用過程BUG
業務引擎 可以設定模塊與不同流程之間的數據關聯,模塊-流程步驟映射,模塊-流程字段映射
  • 組織管理:支持組織結構自定義命名添加,支持上下級組織結構樹狀布局。支持部門位置排序和上下級關系調整。
  • 職位管理:支持職位職位責職描述在通迅錄顯示,權限設置支持權限范圍設置,實現精確化權限管理。
  • 崗位管理:崗位管理名稱支持工作流辦理角色的判斷。
  • 用戶管理:用戶管理支持用戶權限自定義,用戶位置排序和基本資料的錄入。
  • 系統日志:詳細記錄系統用戶在系統的操作行為,讓系統管理可追塑,可管理
  • 群組管理:可自定義設置系統用戶組別,方便日常系統群發和選擇群組用戶。
  • 簽章管理:可通過系統制章,實現系統圖文印章管理,實現印章密碼管理與用戶密碼一體化管理
  • 系統核心設置:支持用系統名稱自定義,登陸圖片驗證自定義設置,實現系統右鍵復制頁面管理,支持用戶首頁布局鎖定管理。
  • 功能/菜單設置:支持系統功能顯示自定義設置,菜單名稱個性化命名設置,功能菜單排序自由設置。
  • 外部鏈接管理:實現自由添加網址外部連接,實現快速登陸訪問。
  • 界面設置:支持背景圖片上傳,LOGO更新上傳,移動手機界面LOGO,待辦個數設置,內導航條設置等功能
  • 空間大?。褐С治业挠脖P空間設置,內部郵箱附件空間大小和內部郵箱大小的設置。
  • 系統維護:支持修復數據庫,優化數據庫,清除緩存,踢出所有用戶,踢出某個用戶。
  • 系統訪問機制:實現登陸和考勤控制,可設置用戶訪問列表包括了允許訪問的用戶及IP范圍,否則用戶將無法登陸。
  • 登陸安全設置:實現動態密碼卡對接,用戶只需購買硬件動態卡,即可實現在登錄界面需要輸入 原來的密碼+動態密碼 才可以登錄

系統升級:系統一鍵升級功能,建立完善的BUG修復機制,實現功能升級包升級,BUG補丁升級快速反應后臺,無需管理員到官方下載提交升級包,實現一鍵修得,快速反應解決用戶在使用過程BUG。

部分功能界面展示:

企業門戶

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日程安排

436364

 

表單設計

457676

 

移動辦公

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戴普聯創深刻認識到開拓市場不僅要依靠優質的產品,更需要全方位的服務。公司把“用戶滿意是第一準則”作為基本方針,依據自身的實際運營特點制定了三級服務體系:成立專門的技術服務中心,建立全部用戶檔案,制定了一套完善的顧客調查和用戶投訴管理制度,通過三級服務體系,使得顧客的需求得到最大程度的滿足,用戶反饋的各種問題能夠得到及時解決,充分體現了公司對于用戶滿意的追求。

我們一貫主張“我們銷售的是服務”,“讓用戶滿意是我們最大的心愿”。

 

  • 服務細則
服務大類 服務名稱 服務計劃 實際效果
1.標準支持服務

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1.1在線服務 提供7*24小時服務 提高了故障的響應時間
1.2熱線服務 提供7*24小時服務 避免節假日時出現故障無法解決
1.3遠程服務 提供7*24小時服務
1.4現場服務 提供7* 4小時響應服務(1級故障) 提高故障的響應時間;
提供6*12小時響應服務(2級故障) 對故障的輕重緩急進行區別對待,保障系統的正常運行
提供5* 24小時響應服務(3、4級故障)
2.預防性服務保障 2.1客戶關懷 客戶服務監督、VIP客戶俱樂部 提供客戶之間的交流,享受最新的軟件更新版本及技術資料
2.2定期巡檢服務 定期安排應用系統及環境巡檢(標準2次/月) 將被動服務變為主動服務,將故障服務變為保障服務
3.企業人員能力提升 基礎操作培訓 對員工進行操作培訓 給予新員工軟件操作培訓機會,減少軟件中操作錯誤出現故障
二次開發協助 對項目二次開發提供接口及開發咨詢 提供信息項目的技術保障
*一級故障 指客戶的整個系統處于癱瘓狀態不能正常運行,或緊急事件(如軟、硬件系統崩潰,數據錯誤)
*二級故障 指軟件系統嚴重出錯或軟件功能故障,使客戶的業務運作受到嚴重影響
*三級故障 指系統軟件部分功能出現故障,但整個系統仍可正常工作
*四級故障 指需要產品安裝、或配置方面的信息或支援。對客戶的業務運作幾乎沒有影響或根本沒有影響。(如某工作站需重新安裝軟件系統,個別機器登陸系統失?。?/td>